Планы і прыарытэты: вызначыць і ўпарадкаваць

Надыходзіць час, калі мы пачынаем губляцца ў бясконцых справах і марнаваць час на нязначныя дробязі, выпускаючы з-пад увагі вельмі важныя рэчы.Увогуле, як адрозніць важнае ад тэрміновага? "Гэта трэба было зрабіць яшчэ ўчора!" "Зрабі гэта зараз – гэта вельмі важна!"

Тэрміновыя заданні звязаны з вызначанымі тэрмінамі і часта кантралююцца іншымі людзьмі.

Важныя – звязаны з вашымі мэтамі. Усё, што служыць іх дасягненню з'яўляецца важным.Калі з усяго стоса спраў, заняткаў і памкненняў удалося выбраць неабходнае, годнае і важнае, трэба вызначыцца з прыарытэтамі.


   Тэрміновае і Важнае = Прыарытэт 1
   Тэрміновае, але НЕ важнае = Прыарытэт 2
   Не тэрміновае, але Важнае = Прыарытэт 3
   Не тэрміновае і не важнае = Прыарытэт 4.

У тым выпадку, калі знайшліся дзьве эквівалентныя задачы, больш прыарытэтнай можна лічыць тую, якую вы абяцалі іншым людзям выканаць. Усё, што мае тэрміны і даты, варта пазначыць у сваім календары. Хтосьці падлічыў, што адсутнасць запісу ў календары "дапаможа" забыцца пра гэтую справу ў 75% выпадках.

Вядома, нечаканасці і затрымкі могуць здарыцца. Але яны адбываюцца ў той меры, у якой вы дазваляеце ім адбыцца. Калі вы прадчуваеце іх, то павінны таксама пакінуць дадатковы час. Рэальныя жыццёвыя сітуацыі рэдка ўпісваюцца ў схемы. Тэрміновыя задачы ўсплываюць самі па сабе, калі іх ніхто не чакае. Аднак, калі вы сістэматычна расстаўляеце акцэнты, плануеце задачы, згодна з рэальнасцю і сваімі магчымасцямі, нашмат лягчэй сбалансаваць тэрміны і затрымкі. Дарэчы, вучыцеся казаць НЕ, хоць гэта не так проста, як павінна быць.

А зараз спрабуем зрабіць арганайзер на лісце паперы. Ёсць, вядома, надрукаваныя, так бы мовіць, аналагі (напрыклад, каму падабаецца карманны фармат, можна выбраць патрэбныя старонкі, надрукаваць на А4 і скласці ў 4 разы), можна купіць у краме, але як сам зробіш, то й маеш :)

Аркуш паперы дзелім на 4 квадраты.

Верхні левы квадрат пазначаем як № 1
Верхні правы – № 2
Ніжні левы – № 3
Ніжні правы – № 4

Кожную задачу ў сваім спісе таксама нумеруем адносна той ступені важнасці і тэрміновасці, якая ёй належыць.

Здавалася б, што найбольшую ўвагу павінны забіраць №1 і №2, але перавагу трэба аддаваць  №3. Таму што за актуальнасцю першых двух часта хаваецца тушэнне пажараў, а не дасягненне вашых доўгатэрміновых мэтаў. І штосьці вельмі актуальнае можа выдавацца больш важным, чым яно на самой справе ёсць. Тэрміновасць да таго ж можа быць заразнай, як кліент, які ўзнікае ў паветры з праблемай, якая нібыта патрабуе вашай неадкладнай увагі і дапамогі, у выніку чаго вы адкладаеце ўбок насамрэч важную працу і паглыбляецеся ў яго просьбу.

Яшчэ адзін прыклад. Прагназаванне будучых крокаў, праца над праектамі – тыпічныя пункты з №3 – часта незаслужана адкладваюцца на карысць №1 і №2 і застаюцца не выкананымі, хоць менавіта яны выраюць будучы накірунак дзейнасці.

Арганайзер, які ў мяне атрымаўся, – для прыкладу ці карыстання.

А зараз можна і філіжаначку кавы. Далучайцеся :)